たまたまでしょうが、経営顧問をしている２つの社会福祉法人で、文書データ管理、サーバーの管理において、同じような課題があることで、その対応策を構築することになりましたそれは、文書データ管理の方針がなく、サーバー内の文書ファイルの保存がまちまちで、使いづらいという事でした。その結果、本来ならテンプレート化したり、書式の統一化なので業務の効率化を図るはずの仕組みが機能せず、業務のムダ、非効率をきたしているわけです。

１、無管理で何でも保存されるサーバー内

例えば、各ファイルの名前の付け方、保存形式、またどのフォルダに保存するかも各自任せになっている場合があります。結果、同じような文書データや画像データが、複数ものフォルダに保存されている。また、知らないうちに、似たようなフォルダがどんどんできて、ある職員はAというフォルダに入れるが、ある職員はBと・・・

これでは「情報の共有化」「知の共有」にはなりません。更に、名前のつけ方も決まっていないので、そのファイルを開くまで、どんな中身か察しもつかない。こうやって、サーバー内は単なる「データの屍」を積み上げているのです。

２、サーバー内の5Sと職場の5Sは同じ

カイゼン活動を長年指導していますが、職場の5S（整理・整頓・清潔・清掃・躾）とサーバー内の５Sは同じだと痛感しています。職場の５Sでは、「見える化」したり、「担当決め」「ルール決め」「チェック決め」などを習慣化するまで、徹底して指導します。職場の５Sは、出来不出来がパッと見てわかるので、ある意味管理しやすいですね。しかし、サーバー内はPCを開けて、いろいろなフォルダを注視しないと、課題が見えません。

すると、

• そのチェックを誰がするのか
• 誰が、データ保存のルールを決めるのか
• どうやって、職員にデータ作成や保存のルールを躾するのか　　等々

職場の５Sと同じように、ルールや担当を決めて、プロジェクトや委員会で推進しないと定着しないようです。

３、データ管理に必要なルールとは

では、データ管理サーバー内のどんなルールが必要なのか、下記はある社会福祉法人での、サーバー内のルールを決める際、一緒に作成した目次です。

サーバー内のカイゼン活動を推進することが、業務効率化の第一歩かもしれませんね。