SWOT分析、KPI監査、採用サイト、経営理念浸透型人事評価、事業承継の「見せる化」コンサルタントの嶋田です。

毎月、３つの会計事務所にMAS監査の指導やロープレ訓練を実施しています。

それぞれ17年、14年、11年の付き合いです。

その中で、最近あるフレームを基にに監査担当者の面談スキルを上げる訓練をしています。

このフレームに沿って経営者やキーマンからヒアリングをしていけば、課題の整理や経営計画書の具体策が見えてくるという代物です。

これまでもいろいろなフレームを使ってきましたが、経験の少ない監査担当者や経営者面談が苦手な職員には難しい面もありました。

そこで、どうしたら「経営課題別にヒアリングしたものが、そのまま原因究明と具体策に直結するか」を考えながら種々フレームづくりを模索しています。

その中で監査担当者からも「これなら使い勝手が良い」と評価されたのが「今期　振返りと来期戦略検討シート」です。

一般的な反省振り返りシートとは違い、「深堀質問」から新たな気づきや来期への布石を見つけるものです。

では実際にどんなものか？そしてどうヒアリングして記載すればいいのか？ノウハウを公開しましょう。

下記がシートの全体像です。

 １，今期「良かった点」を深堀すれば、来期の「強みを活かした戦略」が見つかる

どんな年度でも「良かった点」はあります。

その「良かった点」を深堀し、「強み」に転換する事で、来期以降更にその「強み」を横展開や拡大する事を目指します。

質問は

●既存客で行ったプラスの出来事

●新規客や引合いが出た理由

●商品サービスでプラスの出来事

●原価面でプラスになった事（主に値上が上手くいったことやITや機械で人件費削減が奏功した事など）

●マーケティング・販促で引合いが出たものや反応が良かった事

●社内や人材関係で上手く行ったこと、組織的に変更があった事等

●資金面では融資や資本増強、回収が上手く行ったことや未来への設備投資等

これらを上記の表に沿って

「何があった」

「何故そうなったのか」

「更にそうなった原因の社内の良さや努力」

「それをもっと拡大する為の行動」

 を５W2Hのファクトで書いていきます。

「良い点」「強み」は前向きな議論なので、いろいろな可能性を掘り当てるヒアリングが欠かせません。

２，今期の課題も内部要因に特化する事で「社内対策」が見えてくる

課題はそのまま「反省点」であり「弱み」が露呈した出来事です。

ここでのポイントは、来期にこの課題の再発防止や改善策まで５W2Hで整理されることです。

 「良かった点」と同様、ヒアリングでは

●既存客でおこった取引が急激に減った顧客、顧客自体の変化でマイナスになったで出来事、改善すれば次につながるクレームなど

●新規客では、攻めて良いところまで言ったのに成約や開拓ができなかった事実

●商品では、売上が下がり業績に影響した商品や利益率の低下で粗利に影響した商品

●原価では、材料費や外注費の値上げや労務費の上昇の事実

●マーケティング・販促では、広告や販促仕掛けが不発になった事

●社内人材面では、社員の離職や労務トラブル、組織の問題等

●資金では、資金繰りの課題やコストアップ、設備の稼働率の問題等

を右の深堀質問に沿ってヒアリングしながら書きだします。

３，「良かった点」と「課題」の各深堀から来期基本方針を整理

そして、「良かった点」「課題」の一番右に書かれたものを端的に整理した文言を、上記の「来期基本方針と具体策」の各項目に箇条書きで整理します。

ここで大事な事は「課題解決」ばかりの来期対策にしない事です。

必ず今ある「強み」を更に活かす具体策を挙げなければ、自信をもって来期に臨めません。

４，本シートの活用の仕方

このシートは、顧問先や関係先の企業の決算月前に、経営者や役員幹部と議論して埋め込みます。

毎年度行うことで経営計画書への誘導もしやすく、顧問契約なら経営改善の為のアクションプラン（行動計画）を作成し、それをモニタリングしていくことで監査の品質が上がっていきます。

また上半期が終わった段階で、半期反省と言う時間を取るのもおススメ。

何故なら下半期対策の目玉が見えてきて、経営会議でのモニタリングが可能だからです。

部門が複数ある中小企業なら、各部門長に書かせて提出させることもできます。

 このツールを使って監査担当者がヒアリングしながら文字入力する事で、今まで聴きだせなかった事実（ファクト）を聴きだせ、更に経営者は自分の頭も整理できるので有難がられるのです。