どのクライアントも喜ぶ「チェックリストコンサルティング」とは？
いろいろな企業や会計事務所、病院、介護施設でのコンサルティングで、これまで様々なマニュアルやフレーム、ツールを作成してきました。私のコンサルティングの基本は、「アウトプット重視」なので、何らかのコンサルティングをすれば、その成果物を提供する事を原則としています。その中で大事な事は、作成したアウトプットに再現性があり、日常的にクライアントの現場で使用され、何らかの課題解決にならないと意味がない訳です。そこで、おススメなのが「チェックリストコンサルティング」です。
１、「チェックリストコンサルティング」とは何か？
「チェックリストコンサルティング」とは、各事業所の現場の中で、「誰がやっても同じ結果にする為に、やるべき事をチェックリスト化し、チェックをルーチン化させる」コンサルティングです。マニュアルと違うのは、チェックリストは簡便な箇条書きで表記され、実施の有無に☑を入れるだけの、とてもシンプルなものです。このチェックリストは一般的に「ミニマム基準」と言われ、「この作業をするなら、最低限これだけは漏れなくやれよ」という基準です。
だから、熟練が要求される高度な内容は含みません。それを、コンサルティングしながら、一つずつ作成していき、現場での実施状況をモニタリングするのが「チェックリストコンサルティング」です。
２、「チェックリストコンサルティング」の項目設定
まず、幹部などと協議し、「ルーチン業務で漏れがある作業のあぶり出し」をします。これは特定のフレームに、人によって漏れがあり、二度手間やし直しが発生している作業を記載していきます。このフレームとは「デイリー、ウイークリー、マンスリー、スポット」で実施業務を書いてもらい、そこから各作業をピックアップします。（下記に社会福祉法人で作成した部門別のデイリー、ウイークリー、マンスリースポット業務の実例があります。有料ですが、ダウンロードして活用できます。）
製造業なら、設計する時のパーツや仕様の拾い出しチェックリストとか、旋盤をする時の機械や作業のチェックリストなど、作業手順の漏れ防止だけでなく、危険回避の為のチェックリストもあります。例えば、工場長が行うマネジメント業務のチェックリストなども必要かもしれません。下記をクリックすると、工場長教育の為のチェックリストがダウンロードできます。
「工場長、製造責任者が行う重要な仕事、マネジメントすべき事を具体的に分かりやすく解説」製造部門工場長の基本マネジメントチェックリスト
３、「チェックリストコンサルティング」は、ヒアリングしながら、その場で作成
このコンサルティングの進め方も、一般の会議指導と同じで、「ヒアリングしながら、その場でパソコンに入力]し、内容によっては、20分後には１つの作業で10くらいのチェックリストが完成します。先に、チェックリストのフレームをこちらで作成します。各部署の代表的なチェックリストを、経営会議や部門会議で作成して、その作り方に沿って、自分達で作成するように宿題を出します。
例えば、営業部門で、「初回デモ実施手順チェックリスト」を作成するとします。営業会議で我々がヒアリングしながらPCに入力。それをプロジェクターで投影し、参加者はそのプロジェクターを見ながら、意見を言って貰います。聴き方としては、まず、今の「デモの進め方」を言ってもらい、それをフレームに入力します。その時に、下記の事をちょこちょこ質問すると、よりリアルな内容になっていきます。
- その作業の準備段階で、見落とすとデモの時効果が半減してしまう事は何か
- デモの時、お客様の要望や質問で、先に用意しておけばいいものは何か
- デモ実施中、円滑に進める為には
- デモの片付けを効率的にするためには
- デモ後のフォローを意識する為に、デモ中に仕掛ける事とは
などを質問しながら追加入力修正していきます。それを我々は粛々と、簡便な日本語に置き換えて、入力していきます。彼らはその入力過程を見ていて、確認しているのです。
４、公開でサンプル作成後、宿題と、それをモニタリング
のう３で述べたように、まずいくつかのチェックリストをコンサルタント主導で「チェックリストの作り方」を関係者に体感してもらいます。その後、他のチェックリストを宿題にして、後日の会議や研修で、発表提出してもらい、その表現には漏れがないか、再度コンサルタントからヒアリングしながら、その場でPCに表現修正や加筆を入力します。
こういう「チェックリストコンサルティング」は、クライアントにも「成果物」が残り、「このチェックリストの原型は、○○年に先生から指導を受けて作ったんですよね」などと言われる事が、コンサルタントとしてのその企業の歴史の一コマになっている事は、喜びでもあります。
コンサルタント自身が、クライアント先で「コンサルティングのネタ」に困ったら、「コンサルティング用チェックリスト」を使うと、ネタ切れが防止できます。下記からダウンロードできます。
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