これまで、いろいろな会計事務所でコンサルティングや研修を行っていますが、弊社が提案する「3種の神器」

• SWOT分析を使った商材重視の経営計画書
• 経営承継の可視化サービス
• KPI監査のモニタリング

を、十分実施ている事務所も監査担当者もまだまだ、少数派です。

付加価値の必要性は分かっているが、

「付加価値提供する時間がない」

「経営者との面談ができない」

「面倒なことをして、クレームを言われたくない」

「そんなことより、本業の監査をちゃんとしたい」　　等々

こういう声から、遅々として付加価値提供が進まない事務所が多いものです。しかし、そこに新たな提案です。しかも、コンサルタント初心者やいくつかの会計事務所で実際の、取り組み、経営者から評価されたアクションです。

１、難しい知識や経験がなくても、誰でもできる「文書化代行サービス」

「文書化代行サービス」とは、簡単に言えば、「経営者が文書・文字にしたいことをこちらでPCに入力して、アウトプット」してあげることです。実際に私は経営顧問先では、ここ20年以上このパターンを実施しています。しかも、何の難しい知識も技能も不要。ただ、経営者が言っている言葉をWordやExcelに文書化しているだけです。経営者は言葉では、いろいろ言いますが、それを文書にして社員や関係者に「見やすく・分かりやすく・再現性のあるコンテンツ」にすることが苦手な方が多いです。それを「聴きながら、PCに入力して、その場で文書として提出」するのです。何故なら、多くの監査担当は、Excel、Wordの早打ちができるので。

２、「文書化代行サービス」で喜ばれる文書類

どんな事でも結構です。例えば、

1. 経営者が年頭訓示で社員向けに話す言葉の文書化
2. 業界の集まりでコメントをしなければならない場合のカンペ
3. 問題が生じた部署の再発防止の為の、簡易マニュアル
4. 業務の平準化・新人教育用の作業別業務手順書
5. 業務の漏れ防止をするチェックリスト作成
6. 顧客向けの挨拶状や文書の作成
7. 幹部や社員毎にして欲しい仕事業務一覧表作成　　等々

言っていけばきりがないほどあります。特に、マニュアルや手順書、チェックリストなどは、コンサルタントが有料で指導している項目です。これらを「聴きながら、文字入力していくだけ」です。

３、「文書化代行サービス」に必要な条件

とは言っても、何もなくて即できるものでもありません。先ず、物理的には、「モニター」を用意する必要があります。経営者の眼の前に「モニター」を置き、経営者は文字入力状況を眼で追いながら言葉を言ってもらいます。表現の違いや文書でおかしい箇所は、そのモニターを見ながら、その都度修正します。物理的な要素は、PCとモニターのみです。

次に、WordであれExcelであれ、ただ入力するだけではなく、「聴きながら。必要なフレームを作成し、見やすく整理」することが大事です。枠線がないと、ダラダラ文書があるだけで、あまり付加価値は感じません。

４、「文書化代行サービス」に必要なスキル

これが、一番重要です。最大のスキルは、「聴きながら、箇条書きにして、後から見ても分かる表現」に入力する事です。ただ、相手の言葉をそのまま入力しようとすると、絶対に間に合いません。相手の言葉を聴きながら、要約し、箇条書きの納めるのです。その為に、モニターを見せながら進めるのですから、慣れてくれば問題ありません。

そして、終了したらその場でデータ渡しでも良いし、印刷して渡しても結構です。チェックリストや手順書な簡易マニュアルなどを代文書代行するなら、毎月監査時に少しずつ増えていき、それは顧問先の財産になっていきます。特に中小零細企業には、そういうものが皆無なので、重宝がられます。更に、経営承継で後継者がいるなら、後継者はほとんど、こういう文書があることをありがたく思います。後継者の時代でも監査契約が維持できる準備にもなります。