先日、顧問先の和服や洋装の貸衣装専門のクリーニング企業で、「経営ナビAI」を使い、クリーニング部門の一つの作業手順書を生成AIで作成しました。

その目的は、秋にベトナムから技能実習生を迎えるにあたり、OJTをどう進めるかの課題があったからです。

クリーニング部門はどこの企業も３Kで、若手が定着せず、経験豊富なベテラン社員ばかりで運営しています。

だから、作業マニュアルとかこれまで不要だったのです。

しかし、海外技能実習生を迎えるとなると、自分たちの作業の「ベトナム語化」「見える化」「パターン化」「標準化」をしないと、円滑に進みません。

彼らはベトナムで日本語を学習しているようですが、最近は日本語学習の時間が少なく、以前のような日本語力を持った技能実習生は減少しているとのこと。

だったら、尚更準備が必要です。

しかし、この会社にはそういう経験もノウハウもない。

そこを「経営ナビAI」という生成AIを使う事で、一気の作業手順書ができるのです。

その進め方とは

１，業務フローから入る

いかに生成AIを使うとは言っても、どういう業務の流れで、どの作業の手順書を、どういう目的で使うのか全体像を知らないと生成AIからくる答えに対する回答精度も変わってきます。

先ずものが入荷してから、次の工程に出すまでの流れの中にどれくらいの「作業」があるかをヒアリングしながら「図形化」しました。

すると下記のような業務の流れであると図形化できました。この図形化は私がヒアリングしながら、相手にモニタ‐見せながらExcelで作成してモノです。

２，水洗い洗濯手順を経営ナビAIで生成

その中で、今回は私がヒアリングしながら作成するものとして「水洗い洗濯手順」を経営ナビAIを使って作成しました。

今までも「水洗い洗濯手順」はあったのですが、超簡易なもので、素人が一から分かるものではありませんでした。

ましてや日本語がおぼつかないベトナム人には、かみ砕いて説明する必要があります。

内蔵プロンプトでいくつかの質問も答えてもらうと、表形式で以下の手順書が日本語とベトナム語で掲示されます。

（この質問が内蔵されていることで、一から自分でプロンプトを考える必要がないのが、『経営ナビAI』の特徴）

後はそこに実際のポイントを加筆修正するだけでいいし、その加筆修正されたExcelを再度、ベトナム語に依頼できます。

生成AIからの質問に答えてくれたクリーニング部門の責任者は

「これはすごいですね。これなら一から自分たちで考えなくてもいいし、ベトナム人技能実習生が困ったことあったら、即AIでパターン化できます」

と目を丸くしていました。

この経営ナビAI「作業手順書AI」をこのクリーニング部門の責任者にも使えるようＩＤ　ＰＷを発行しているので、先ほどの業務フローに書かれた他の手順書を自分たちで作成するよう指示しました。

３，暗黙知を形式知へかえる事が人材育成の基本

これまで若手の育成や外国人技能実習生の育成において、中小企業ではOJTという名のもと、現場責任者がコミュニケーションの課題を抱えながら苦慮しながらやってきました。

若手や技能実習生も、現場責任者の意図や目的を理解も忖度もできず、「簡単業務をさせられる」だけで「仕事の面白みを感じず」「やる気がない」「言われたことしかやらない」ケースが多かったのです。

経営側も何とか打開しようと有料の「マニュアル作成ソフト」を使ったり、業者に依頼して動画を作ったりとそれなりの費用をかけて作成したところも多い。

しかし、せっかくカネをかけて導入したのに、なかなか使われない。作っただけで放置している。

その理由は、管理者自ら作成し、試行錯誤しながら、自分で随時修正していく事が少ないく「管理者自身のものになっていない」からです。

ところが、この生成AIを使えば、ほぼ無料で短時間で、管理者が自分自身で業務マニュアルが作成できるのです。

これまで経験則、感覚を言葉にして伝える事が難しかった業務を、70％位はAIの力を借りて「文字化」できるのです。

「文字化」することで、「パターン化」「標準化」「シンプル化」が図れ、新人や技能実習生に、より分かりやすく説明でき、業務の効率化が進みます。

これまでベテランの経験と勘と好き嫌いでしていた作業の進め方を、素人でもできるようにするのが、この生成AIであり、「経営ナビAI」の「作業手順書AI」なのです。

会計事務所やコンサルタントが顧問先やクライアントの経営支援を行う時、こういうツールを使い、眼の前でカタチに残るアウトプットをしていくことは、大きな付加価値になります。

しかも、生成AIから質問が来て、それに答えるだけで「第1次素案」ができ、その後の会話のベースが生まれるのです。

もうこういうものを使わないと具体的な経営支援も付加価値提案もできない時代になったようです。

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