ある介護施設の部門リーダーの男性の話しです。「部下もみんな忙しいので、どうしても、部下ができない仕事は自分がやってしまう」つまり、「仕事を上手く振れない」と言う悩みです。

その結果、彼は仕事が時間内に終わらず、残業をするだけでなく、いろいろな期日を守れない状況で、部下だけでなく、他部門にも迷惑をかけている始末。その施設で毎月行っている管理職リーダー勉強会の後の「レポート」に書かれた内容です。その根本原因は何か、を書く欄には、「部下への遠慮がある」「部下のルーティンを壊すと部下が嫌がる」と書いています。

そして「どうすべきか」具体的な解決策を書く欄には、「当面、自分が何とかするしかない」と具体性もない、うやや投げやり的な文書になっていました。彼にように「部下に仕事を振れない」管理職が多いように感じます。

じゃあ、どうすれば彼のような管理職リーダーは、部下に仕事を振れるのでしょうか？それは、一言で言えば、「あらかじめ、こんな仕事があなたの仕事ですよ」と業務一覧表を見せる事です。だれでも、急に新たな仕事や自分が担当ではなく業務を指示されたら、困惑します。

しかし、予め知っていれば、せざる得ません。私たちは、多くの企業や介護施設で「管理職の業務整理一覧表」と言うものを部下と一緒に書かせています。これを部下と一緒に書く事で、部下も理解し、上司も言いやすい状況になるようです。