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会計事務所監査担当者の付加価値の第一歩とは?

facebookカスタムネイル会計事務所付加価値の第一歩

1、 これからの「会計事務所の分かりやすく・簡単な付加価値提供」とは?

私自身もこれまで30年間、会計事務所のコンサルティングや職員教育を九州を中心に40事務所位支援してきました。

現在でも5事務所に対して5年以上、長いところでは20年以上「月次コンサルティング」をしています。

おもに、職員が監査現場で、付加価値を上げる為のミニコンサルティングとして「三種の神器」を指導しています。

それは

●商材中心の根拠ある経営計画書作成支援

●経営承継可視化支援

●KPI監査支援 の3つです。

この3つは、今の顧問先には必須な「ベーシックコンサルティング」で、フレームやトークマニュアル、ロープレを繰り返して指導しています。

それでも、普通の監査担当者には、敷居が高いと思うようで、積極的にする職員は半分以下です。

しかも、1社か2社したらそれで終わりという「カタチだけはやった」的な職員も少なからずいます。

そこで、もう一度考え直しました。

顧問先のニーズといっても、これらの三種の神器には、説得力も必要だし、しっかりした事例説明や、強い思いが不可欠です。

もっと、今の監査担当者が気楽にできて、顧問先経営者が喜ぶ「ミニコンサルティング」がないかと。

即ち、三種の神器の前の「ステップ」の付加価値です。

しかも、今の職員のスキルのままで、できる事・・・ どの会計事務所の職員も普通にノートパソコンに素早く文字打ち(入力)ができます。

ExcelもWordも普通に使いこなします。

これを使った「超簡単コンサルティング」を発見したのです。

実をいうと、この「超簡単コンサルティング」は、私自身が通常の経営顧問先での経営会議などで普通に無意識のうちに実施しているものです。

その積み上げが、いろいろなノウハウや実例として、「見せるノウハウ」になっているものでした。

それは「文書化代行サービス」というものです。

簡単に言えば、「経営者の頭にある思い」を、「ヒアリングしながらその場でExcelやWordで文字入力」することです。

そして数十分後には「文書」として出来上がり、そのままアウトプットして、顧問先経営者に渡して帰ります。

 

2、「文書化代行サービス」で、新人監査担当者でも、社長が喜ぶ付加価値になる

この「文書化代行サービス」は、監査時間が短くなり、その分経営者面談時間を増やし、その時間に「今、経営者が求めている『文書してくれたらありがたい項目』を眼の前で、 ヒアリングしながら、 先方にも、文字状況を見せながら、 表現などを確認と修正をしながら、 進める作業です。

もっと分かりやすい事例を言うなら、

⑴ 経営者が年頭訓示で社員向けに話す言葉の文書化

⑵ 業界の集まりでコメントをしなければならない場合のカンペ

⑶ 問題が生じた部署の再発防止の為の、簡易マニュアルや新ルール

⑷ 業務の平準化・新人教育用の作業別業務手順書

⑸ 業務の漏れ防止をするチェックリスト作成

⑹ 顧客向けの挨拶状や文書の作成

⑺ 幹部や社員毎にして欲しい仕事業務一覧表作成

⑻ 必要規定類の原案

⑼ 社員面談や次回の営業会議で伝えたいこと   等々

●文字化した良いことを経営者から聞きだす

●即ヒアリングしながら、とにかく入力する

●入力しながらフレームやフォームを修正する

●こちらから提案せず、相手が言いたいことをどんどん書き込む

●相手は、文字入力状況をモニターで見ながら、文言修正の意見を貰う

●相手ペースではなく、入力する箇条書きのスピードに合わせて貰う  等々

こういう事をすることで、監査後面談で1時間後には、何らかの文書や原案が出来上がっている訳です。

これなら、新人職員でもできます。

そして、実例が積みあがれば、その事例を他の経営者に見せて、「社長、こんなのが合ったら、良いでしょう?今日、作りましょうか」と提案できます。

そんな職員を、経営者は必ず認めるし、重宝がられるものです。

しかも、監査時間以上に時間がかかるなら、別途料金といっても経営者は納得します。

何故なら、自分が欲しい文書を作成してくれているのだから。  

 

3、 「文書化代行サービス」を進める時に、必要なもの(スキル、テンプレ)

「文書化代行サービス」を進める為にはいくつかの物理的な準備が必要です。

まずは、顧問先のPCモニターかプロジェクターを使い、相手に文字入力状況を見せながら、表現や内容を確認しながら進めます。

だから、モニターやプロジェクターが必要です。

次に具体的な提案の仕方です。

例えば、経営者との面談の中で、経営者から 「新人パートが入ったけど、まだ業務を覚えなくてね」 と言われたら、 「社長、新人のパートにもわかるような業務パターンやチェックリストはありますか?」 と質問します。

そして、経営者が「そんなものはないよ。OJTで現場で覚えて貰うしかない」 といったとします。

職員は「社長、それではパートさんはいつまでも仕事の手順や中身を覚えられないし、意地の悪い先輩パートが教育係にしたら、早速辞めてしまうかもしれません。

そこで、業務の手順が掛かれた『チェックリスト』を作成したらどうでしょう?」 といいます。

経営者は「そんなノウハウもないし、うちの社員にそんな能力のあるものはいないよ。」 といったら、 「だったら、ここで私と一緒に作りましょう。例えば、これはある会社のチェックリストですけど・・」 と事例を見せて、経営者の価値観を探ります。

「これはいいね。でもどうやってつくるの?」 と経営者が聴いてきたら、「私に仕事手順の最初からの順番を言ってください。私が聴きながら、このチェックリストのように、文字化していきますので。

まずモニターを準備してください。それでは行きますよ・・」 とこんな流れで、チェックリスト作成が進んでいきます。

これも、チェックリストという事例が有ったればこそです。

こういう「実際の記入例が入ったチェックリストやマニュアル、規定類、フレームやフォーム」を職員が保持し、経営者の課題に応じて、直ぐ文書化してあげること、それが「文書化代行サービス」です。

文書化の量は多ければ、複数回に分けるか、別途料金を提案するか、いずれにしても、「見えるツール」をできる事に経営者は納得する筈です。

決して業界の特別な知識も、コンサルティング知識も必要ありません。

いるのは、実例を見せられるテンプレートと、若干のロープレによる「トーク訓練」と「フレームづくり、ヒアリングしながらの入力訓練」位です。

是非、「付加価値の最初の第一歩として、職員にトライさせてはいかがでしょうか。

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