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文書データ管理がごちゃごちゃ

たまたまでしょうが、経営顧問をしている2つの社会福祉法人

で、文書データ管理、サーバーの管理において、同じような課題が

あることで、その対応策を構築することになりました。

それは、文書データ管理の方針がなく、サーバー内の文書ファイル

の保存がまちまちで、使いづらいという事でした。

その結果、本来ならテンプレート化したり、書式の統一化なので

業務の効率化を図るはずの仕組みが機能せず、業務のムダ、非効率

をきたしているわけです。

 

1、無管理で何でも保存されるサーバー内

例えば、各ファイルの名前の付け方、保存形式、またどのフォルダに

保存するかも各自任せになっている場合があります。

結果、同じような文書データや画像データが、複数ものフォルダに保存

されている。

また、知らないうちに、似たようなフォルダがどんどんできて、ある職員

はAというフォルダに入れるが、ある職員はBと・・・

これでは「情報の共有化」「知の共有」にはなりません。

更に、名前のつけ方も決まっていないので、そのファイルを開くまで、

どんな中身か察しもつかない。

こうやって、サーバー内は単なる「データの屍」を積み上げているのです。

 

2、サーバー内の5Sと職場の5Sは同じ

カイゼン活動を長年指導していますが、職場の5S(整理・整頓・清潔・清掃・躾)

とサーバー内の5Sは同じだと痛感しています。

職場の5Sでは、「見える化」したり、「担当決め」「ルール決め」「チェック決め」

などを習慣化するまで、徹底して指導します。

職場の5Sは、出来不出来がパッと見てわかるので、ある意味管理しやすいですね。

しかし、サーバー内はPCを開けて、いろいろなフォルダを注視しないと、課題が

見えません。

すると、

●そのチェックを誰がするのか

●誰が、データ保存のルールを決めるのか

●どうやって、職員にデータ作成や保存のルールを躾するのか  等々

職場の5Sと同じように、ルールや担当を決めて、プロジェクトや委員会で推進し

ないと定着しないようです。

 

3、データ管理に必要なルールとは

では、データ管理サーバー内のどんなルールが必要なのか、

下記はある社会福祉法人での、サーバー内のルールを決める際、一緒に作成した

目次です。

データ管理チェック項目

サーバー内のカイゼン活動を推進することが、業務効率化の第一歩かもしれませんね。

 

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