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抜き打ち監査で、ルール順守状況チェック

学生時代、抜き打ちテストって、正直嫌いでした。

とにかく準備ができてなく、実力通りの結果になる

からです。

では、職場での「抜き打ち監査」はどうか?

これも、油断しているときが、一番実態がよく出て

います。

この「抜き打ち監査」をする事で、各部署が

「決まったことを決まったように実行」しているかを

チェックし、できていなかったら、指導をするものです。

では、実際の病院や社会福祉法人では、どういう

「抜き打ち監査」をしているのでしょうか?

いくつか、事例をご紹介します。

 

1、「抜き打ち監査」こそ、部長の出番

前回のブログで「部長のミッション」について書い

たように、

仕組みが機能してるかどうかをチェックする人が、部長クラスの

方です。

ただ、「抜き打ち監査」で現場にケチをつけるだけでは、正直

嫌われます。

だから、現場リーダー責任者クラスと一緒に、解決する姿や具

体的なサポートをする事が求められます。

とにかく、現場リーダー責任者クラスは忙しいし、優先順位が

コロコロ変わります。

頭ではルール通りしなければならないと分かっていても、理解していない

職員の教育も遅れがちで、自らもどんどん仕事が入ってきます。

だから、「抜き打ち監査」で具体的な指摘を受けるという「外圧」でも

なければ、優先順位が上がらないという事です。

また、部長クラスからの指摘となれば、部下へも協力要請

がしやすい訳です。

 

2、「抜き打ち監査」のルール

「抜き打ち監査」にはルールがあります。

どの時間帯に行くかは、あえて忙しい時間帯の時もあったり、

ゆとりがある時間帯もあります。

監査時間もなるべく短く(できれば30分以内)で行いたいです。

また、監査中に現場リーダー責任者クラスは、部長の監査上状

況を無視して、通常業務をしてもらいます。

現場では、ただ部長クラスが粛々と監査をしている姿です。

気になる箇所、ルール通り実施していない箇所を発見したら、

大きめの赤のポストイットに

「できてない箇所、監査日時、改善までの期限」

と書いて、その場所に貼り、最後に監査した部長のシャチハ

タを押します。

そして、監査指摘事項と改善期限を、自分自身のメモにも記載し、

期限前に該当部門の現場リーダー責任者クラスに再度、念押しを

します。

 

3、何を監査すべきか、そのチェックリストとは?

ここで、部長クラスは何を監査し、ポストイットの赤紙を貼るのか?

下記に具体的なチェック項目を記載します。

参考にしてください。

図1

 

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