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仕事の標準化が進まない理由

あるニュース番組で見た話しです。

北欧の企業では、ある社員が急に、「明後日から2週間休みます」と申請してきても、

上司も同僚もあたふたしないそうです。

それは引継ぎのパターン化ができており、その人が今何を、どうしているか、すべて

「見える化」されているので、誰でもリカバーできる

ということでしょう。

今、日本では「働き方改革」が話題の中心にありますが、議論は「残業時間抑制」

「時間効率化」などの個人努力に重きが置かれ、仕組みやルールについてはまだまだ

追い付いていないようです。

 

つい先日も日経ビジネスで日本電産の「働き方改革」の記事を読みました。

同社の永守社長は、こうおっしゃってました。

「欧米の企業をM&Aして分かった事がある。労働時間が日本に比べ極端に少ないのに、

利益はしっかり出している。何が違うのか」

そこで、一気に「働き方改革」を徹底してやっているそうです。

しかも、個人の努力を期待するのではなく、設備を使い、ルールを変え、仕組みを変え、

できるいろいろな事にチャレンジしていて、その中で「時短はやればやるほど、奥深い」

と言われています。

 

では、我々の組織はどうでしょう?

介護施設でも、障碍者施設でも、業務標準化が進まない所がたくさんあります。

今、私がコンサルティングの中心に置いているのが、「仕事標準化で、特定の人材に

依存しない仕組みづくり」です。

 

1、仕事標準化を進めないリーダー責任者

どんな事業所にもマニュアルや手順書はあります。

そのパターンに沿って、仕事を進めればいいのですが、いつの間にか「自分流」で

手抜きしたり、カタチを変えていった結果、「他の人では分からないような仕事」にな

っているのです。

この「仕事のブラックボックス化」は、諸悪の根源です。

これをやると、引継ぎもしにくく、その当事者のリーダーが休んだりすると、たちまち

パニックになります。

本人は、「この仕事は私しかできない」と自負があるのでしょう。変な自己顕示欲です。

でも、それは「悪い事をしている」という認識がないのです。

そんなリーダーは評価されないのですが、その人が辞めてしまうと、困るので、機嫌を取りながら

付き合っていますが、本当は「君はダメなリーダーなんだよ」と上司や経営者は言いたい筈です。

 

2、「仕事標準化」が評価される風土がない

仕事標準化を進めると、見た目はリーダー責任者が楽をしているように見えます。

それは良い事です。

リーダー責任者が、現場実務を汗水たらして頑張る事が美徳ではありません。

しかし、経営陣は、そんな現場で汗水垂らして頑張る姿がないリーダー責任者を、あまり高く評価

しない傾向があります。

「あのリーダーは部下に仕事を任せて、自分は何もしていない」と。

でも、部下が困ってなく、不満もなければ、それは上手くいっている事です。

仕事標準化が進んだリーダーは、他の創造的な仕事ができます。

今の多くの病院や施設の評価は、

「現場もガンバレ」「管理もガンバレ」「創造的な仕事もガンバレ」「提案もガンバレ」と

ある意味、個人の限界点に追い込んでいるのかもしれません。

だから、リーダーから良く潰れて辞めていく組織は、評価の考え方を変える必要があります。

 

3、仕事標準化には武器が必要

私もこれまでいろいろな手法を使って、仕事標準化のコンサルティングをしていますが、

どんなツールやフレーム、「見える化」メソッドを使っても、なかなか定着しないことが

あります。

「リーダーの意識不足」「マネジメント知識不足」「ヤル気不足」「覚悟不足」等々

しかし、それでリーダーを責めても何も改善しない。

やはり、個人の力量ではなく、具体的な武器を与えるしかないと結論に至りました。

先述の日本電産では、残業削減や働き方に必要な投資額が年間1000億円だそうです。

その「金額」を使って、精神論ではない具体的な、物理的な手を打っているそうです。

では、病院や施設では何をすべきか?

私はそれを「動画教育ツール」で解決できないかと考え、コンサルティング先に導入して

います。

結果は即効性のあるモノばかりです。

仕事の進め方を動画で説明し、それを事前に学習させておく。

そうすることでOJTが円滑に進み、指示命令や報連相漏れ、打ち合わせ時間に削減に役立ち

ます。

 

この動画を使って、どんなことをやっているかは、次回にご紹介しますね。

 

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